Blog

Att satsa på sociala medier! Policy

Här kommer andra delen av serien “Att satsa på sociala medier! Hur och varför?” och den kommer att handla om Policy.

När man “går social”, finns det förhållningsregler? Vad får man göra och vad får man inte göra? Finns det rent av saker man borde göra och inte borde göra?

Denna delen av din satsning på sociala medier är av vikt då den sätter “ribban” för dig och dina medarbetare om hur ni ska bete er. Hur stärker du ditt varumärke på bästa sätt och på lämpligaste sätt?

Policy

Policy handlar inte enbart om att begränsa rörelsefriheten, det handlar i lika stor utsträckning om att öka den. Bortsett ifrån Svea Rikes Lagar så finns det en modus operandi där “ute”. Framför alt så är det lämpligt om det finns en överenskommelse som för alla åt samma håll.

Vad är en social media policy

Ett dokument som klargör de anställdas rättigheter i de sociala medierna samtidigt som det skyddar ditt varumärke online. Det handlar om allt från hur företaget kommunicerar utåt till huruvida de anställda får använda Facebook på jobbet eller inte.

Varför bör man ha en policy för social media

Ett företag har alltid, sagt eller osagt, regler för hur olika saker ska hanteras. Med de sociala mediernas intåg är kommunikation och spridning av information oerhört lätt. Därmed behöver också regler för vad och hur saker och ting ska kommuniceras finnas på plats. Det är ett skydd för företaget och en stabil grund för den anställde helt enkelt.

Skillnaden på policy och strategi

Vad som skiljer en policy från en strategi är inte alltid så tydligt. En policy är en uppsättning rättigheter och skyldigheter eller kort och gott regler. En strategi är en handlingsplan eller ett tillvägagångssätt där man beskriver hur ett visst mål ska kunna uppfyllas med olika delmål.

Hur ser en Policy ut då?

En policy sätts oftast genom att ha ett möte med de inblandade eller de ansvariga inom den sociala satsningen. Vid det mötet går ni igenom vad som får och inte får göras, vem som gör vad och vilken röd tråd företaget har. Det finns faktiskt verktyg för att skapa en policy. Policy Tool for Social Media är ett sådant, med det kan du vara igång på 5 minuter. Du kan även inspirera dig av andra företags policy, som till exempel Intel, IBM eller Almega.

Jag bifogar även ett utkast på en policy, den torde kunna se ut som följer:

Social Media Policy

När du deltar i konversationer via sociala media finns vissa grundregler som du bör följa. På FÖRETAGET ser vi framförallt dessa nio punkter som viktiga ledstjärnor:

  • Transparens och tydlighet
  • Bidra med kompetens
  • Ärlighet och ansvarstagande
  • Artighet och gott omdöme
  • Respekt för andra
  • Skydd för affärshemligheter
  • Respekt för upphovsrätt
  • Varsamhet med resurser
  • Samarbete med IT

Var transparent och tydlig

Uttalar du dig i egenskap av anställd hos FÖRETAGET skall du alltid vara noga med att berätta vem du är och var du jobbar. Redovisa alltid egna särintressen med anknytning till ämnet. Även om du kommenterar frågor som rör FÖRETAGET men ger dina privata reflektioner så är det viktigt att du ändå är öppen med var du arbetar. Komplettera i sådana fall ditt inlägg med en text som säger: ”De åsikter och synpunkter som redovisas här är mina egna och delas inte nödvändigtvis av min arbetsgivare, FÖRETAGET”.

Vid marknadsaktiviteter där FÖRETAGET på något sätt sponsrar exempelvis bloggare med syftet att dessa skall skriva om FÖRETAGET skall sådan sponsring alltid redovisas öppet. Sträva alltid efter att ge så komplett information som möjligt i profilbeskrivningar för sociala nätverk. För officiella konton skall det alltid finnas kopplat en e-post adress på FÖRETAGETS domän. Detta ger möjlighet för andra att kontrollera att det verkligen är vi som är avsändaren.

Bidra med din kompetens

Skriv inlägg och bidra till dialogen inom dina egna specialområden. Kunder och partners har rätt att förvänta sig att FÖRETAGETS inlägg och kommentarer håller hög kvalitet. Kunskapsnivån inom olika forum kan variera högst avsevärt och det är viktigt att du är väl bekant med de forum där du uttalar dig. Tycker du att ett inlägg bör besvaras men känner tveksamhet angående forumet, eller din kompetens inom området. I så fall bör du överväga att i stället tipsa någon av företagets specialister inom området och låta dem besvara inlägget i stället.

[här är det lämpligt att lägga till information om det finns någon speciell eskaleringsväg inom företaget, exempelvis en viss adress dit man kan skicka e-post om man upptäcker kommentarer om bolaget som bör besvaras]

Var ärlig och ansvarstagande

Undanhåll inte information, men lova inte mer än du kan hålla. Gör aldrig några andra utfästelser om framtida resultat, kommande produkter och liknande än vad som är FÖRETAGETS officiella linje. Har du gjort ett misstag och lämnat felaktig information så erkänn detta och rätta det omedelbart. Sociala medier ger dig närmast oändliga möjligheter att uttrycka dina synpunkter. Med dessa möjligheter följer också ett ansvar för vad som sägs. Ärlighet och ansvarstagande skapar förtroende både för dig själv och för FÖRETAGET.

Visa artighet och gott omdöme

Var alltid vänlig och artig. Kortfattad skriftlig information av den typ som det ofta handlar om inom social media kan ibland uppfattas som mycket hårdare av mottagaren än vad sändaren avsåg. Detta gäller i synnerhet i diskussioner där parterna har vitt skilda uppfattningar. Även om du uppfattar det som om någon har skrivit ett mycket negativt och felaktigt inlägg om FÖRETAGET så undvik alltid att trappa upp en konflikt. Håll dig lugn, förklara din ståndpunkt så sakligt som möjligt och undvik pajkastning. Använd ett vårdat språk och undvik svordomar och annan jargong som kan väcka anstöt. Använd aldrig en nedlåtande ton om andra och tala inte illa om konkurrenter. Beakta också att även om ditt svar är riktat till en viss person så är chansen stor att det även kommer att läsas av många andra, exempelvis konkurrenter, tidigare anställda och kunder. Att tänka en extra gång innan du postar ett inlägg och använda sunt förnuft gör att du ger ett sansat och vederhäftigt intryck.

Respektera andras rätt att uttrycka sig

Yttrandefriheten är en grundläggande rättighet i ett demokratiskt samhälle. Det innebär att var och en är i sin fulla rätt att ge uttryck för både positiva och negativa synpunkter på FÖRETAGET. Vår uppfattning är att alla som har ett sådant engagemang om FÖRETAGET att de vill använda sin tid till att skriva om oss på sociala nätverk är personer som vi vill ha en dialog med. Att andra talar om FÖRETAGET och våra varumärken är en realitet som vi måste förhålla oss till. Vi kan inte kontrollera denna kommunikation med vi kan delta och ge vår syn, rätta direkta felaktigheter och lära oss av misstag. Som anställd är det därför viktigt att du använder ditt nätverk för att hitta dem som talar om oss, följer dem och gör dem till dina vänner/följare.

Skydda affärshemligheter

Lämna aldrig ut konfidentiell information om pågående affärer, kunder, anställda med mera. När det gäller andras spekulationer kring FÖRETAGETS affärshemligheter är det oftast bäst att inte svara alls. Dementerar du påståenden vid ett tillfälle och inte vill svara vid ett annat så kommer slutsatsen från åhörarna vara att spekulationen stämmer i det andra fallet. Fråga alltid andra personer om tillåtelse innan du skriver något om dem. Beakta också risken med att lämna ut mycket personlig information då sådana kunskaper i fel händer kan ge underlag för intrångsförsök och andra attacker.

Respektera upphovsrätten

FÖRETAGETS officiella logotyper och varumärken får endast användas för godkända ändamål. Det är inte tillåtet att använda FÖRETAGETS logotyp som privat profilbild eller på en blogg som är din privata. Använd aldrig andras material utan tillåtelse och var noga med att ange källor och följa de upphovsrättsliga regler som gäller för olika publikationer. Använd gärna externa länkar för att peka på dina källor, men var noga med att kontrollera vem du länkar till och visa tydligt att det är en extern länk. Var medveten om att en länk kan uppfattas som om FÖRETAGET rekommenderar en viss leverantör. Det finns också risk att den plats du länkar till ändrar sitt innehåll till något som FÖRETAGET inte vill förknippas med. Var därför källkritisk och länka endast till platser som drivs av seriösa ägare.

Var varsam med FÖRETAGETS resurser

Möjligheten att vara ständigt uppkopplad gör att gränsen mellan privatlivet och arbetslivet i många fall är oskarp. Många anställda passar på att kontrollera sin e-post hemifrån, och får ibland privat e-post till företaget. Vissa passar också på att kolla sin Facebook eller Twitter på jobbet. Delar av nyhetsflödet på dessa tjänster kan vara av privat karaktär medan annat är av professionellt intresse. För många går det därför inte att dra en skarp gräns mellan privat och yrkesmässig användning av social media. Dock bör privat användning av sociala media på arbetstid begränsas till ett absolut minimum. Men på samma sätt som det är tillåtet att sköta privata bankärenden på jobbets dator under exempelvis en fikarast så är också begränsad privat användning av social media acceptabelt.

Samarbeta med experter inom IT och säkerhet

Sociala medier är ett snabbt och effektivt redskap för att sprida information. Tyvärr är det också ett snabbt och effektivt sätt att sprida oönskad information som trojaner, virus och annan skadlig programvara. För att minska sådana risker använder vi på FÖRETAGET ett antal olika tekniska lösningar som brandväggar, virusskydd med mera. I vissa fall kan dessa säkerhetsmått begränsa möjligheten för åtkomst till sociala medier. Försök aldrig kringgå sådana begränsningar utan inled vid behov en diskussion med IT-avdelningen och vår säkerhetsansvarige så att de kan undersöka möjligheterna att på ett säkert sätt skapa tillgång till de resurser du vill nå.

[här är det lämpligt att komplettera med ytterligare info om företagets IT-säkerhet, ansvarig, säkerhetspolicy mm.]

Nästa punkt

Nästa artikel kommer att handla om vilka kanaler som finns och vad man kan uppnå med dem. Under tiden så är du välkommen att besöka vår blogg (klicka på bilden till höger). Där kan du läsa om sociala medier ur de flesta perspektiven.

I samarbete med: Social Factory